Ein praktischer Leitfaden zur Verfolgung des Bestands an Mietgeräten

In der Welt des Verleihs ist es entscheidend, zu wissen, wie man Mietgeräte und -bestand jederzeit im Blick behält. Ohne eine ordnungsgemäße Nachverfolgung riskieren Sie Doppelbuchungen, verlorene Artikel und unzufriedene Kunden.

In diesem Handbuch werden praktische Methoden beschrieben, um Mietgeräte effektiv zu verfolgen und Ihren Mietbestand effizient zu verwalten und so einen reibungslosen Geschäftsablauf sicherzustellen. Sie finden Schritt-für-Schritt-Anleitungen, Vorlagen und echte Beispiele, die Sie sofort verwenden können.

Warum die Nachverfolgung von Mietgeräten und -bestand wichtig ist

Die Nachverfolgung des Mietbestands hilft Ihrem Unternehmen auf verschiedene Weise effektiv:

1. Doppelbuchungen vermeiden und Verfügbarkeit verbessern

Es ist entscheidend, sicherzustellen, dass Artikel verfügbar sind, wenn Kunden sie brauchen. Wenn ein Kunde eine Kamera für Samstag bucht, müssen Sie sofort wissen, ob eine verfügbar ist. Ohne eine ordnungsgemäße Nachverfolgung werden Sie mit verärgerten Kunden konfrontiert, die bei ihrer Ankunft feststellen, dass ihre Ausrüstung doppelt gebucht wurde oder fehlt. Mithilfe der richtigen Systeme können Sie Mietgeräte in Echtzeit verfolgen und diese Konflikte vermeiden.

2. Verluste verringern und Sicherheit erhöhen

Die Mietbranche verliert jährlich typischerweise 3–5 % ihres Inventarwerts durch Diebstahl, Beschädigung und Verlegung. Unternehmen mit leistungsstarken Verfolgungssystemen senken diesen Wert auf weniger als 1 %. Bei einem durchschnittlichen Artikelpreis von 500 USD summiert sich diese Differenz schnell. Durch die Verwendung einer Software zur Mietbestandsverwaltung werden diese Verluste erheblich verringert, da jede Transaktion digital aufgezeichnet wird.

3. Wartung und Langlebigkeit verbessern

Durch die Verfolgung von Mietgeräten erfahren Sie nicht nur, wo sich die Artikel befinden, sondern Sie können damit auch die Nutzungsmuster Ihres Mietbestands verfolgen, Verschleiß frühzeitig erkennen und vorbeugende Wartung planen, um die Lebensdauer Ihrer Anlagen zu verlängern. Digitale Lösungen bieten automatische Erinnerungen für die Wartung und stellen sicher, dass nichts übersehen wird.

4. Verschaffen Sie sich finanzielle Klarheit und treffen Sie intelligentere Investitionsentscheidungen

Durch eine genaue Bestandsverfolgung Ihres Mietbestands können Sie ermitteln, welche Artikel den größten Gewinn erzielen, welche zu oft ungenutzt herumliegen und wo Sie als Nächstes investieren sollten. Diese Daten verwandeln Rätselraten in strategische Entscheidungen, sodass Sie Ihren Bestand optimieren und Abfall vermeiden können.

Einfache und effektive Methoden zur Verfolgung von Mietgeräten

Eine effektive Verwaltung des Mietbestands beginnt mit einfachen, aber zuverlässigen Methoden. Hier sind einige bewährte Techniken, mit denen Sie Ihr Mietgeschäft organisiert und effizient halten.

Zählen Sie Ihren Bestand regelmäßig

Planen Sie regelmäßige Überprüfungen des Mietbestands ein, um eine genaue Verfolgung Ihres Bestands im Vergleich zu Ihren Aufzeichnungen zu gewährleisten.

So geht’s jetzt:

1. Legen Sie jede Woche einen festen Tag für die Schnellzählung und jeden Monat einen ganzen Tag für die vollständige Inventur fest.
2. Erstellen Sie eine einfache Checkliste mit allen Artikeln, sortiert nach Kategorien.
3. Beauftragen Sie bestimmte Mitarbeiter mit den Zählabschnitten.
4. Vergleichen Sie die tatsächlichen Zählungen sofort mit Ihren Aufzeichnungen

Für kleine Unternehmen (unter 200 Artikel): Erstellen Sie für jede Kategorie ein physisches Zählblatt mit Spalten für erwartete Menge, tatsächliche Menge, Zustandshinweise und erforderliche Maßnahmen.

Für mittlere Unternehmen (200–1.000 Artikel): Verwenden Sie ein Tablet oder Smartphone und laden Sie Ihre Inventarliste als Tabellenkalkulation. Sortieren Sie nach Standort und Kategorie für eine effiziente Zählung.

Für große Unternehmen (über 1000 Artikel): Erwägen Sie eine Zykluszählung – zählen Sie wöchentlich abwechselnd 20 % Ihres Lagerbestands und konzentrieren Sie sich dabei häufiger auf hochwertige Artikel.

Häufige Zählfehler, die Sie vermeiden sollten: Zählen ohne System führt dazu, dass Artikel übersehen werden. Das überstürzte Durchgehen hochwertiger Geräte führt oft zu Fehlern. Wenn Unstimmigkeiten nicht sofort dokumentiert werden, sind Probleme schwerer zu lösen. Wenn Sie Lagerbereiche nicht prüfen, in denen Artikel verlegt werden könnten, übersehen Sie Geräte, die eigentlich verfügbar sind.

Profi-Tipp: Machen Sie Fotos von Ihren Lagerbereichen, wenn alles ordnungsgemäß verstaut ist. Verwenden Sie diese als Referenz für Ihr Personal, um eine einheitliche Organisation zu gewährleisten.

Wählen Sie die richtige Tracking-Methode

Nicht alle Mietartikel benötigen die gleiche Tracking-Methode. Wählen Sie die richtige Methode basierend auf Artikelwert, Nutzung und Wartungsbedarf, um Ihre Mietbestandsverfolgung zu optimieren.

Individuelles Tracking: Verwenden Sie das individuelle Tracking für Artikel, die über 100 $ wert sind oder gewartet werden müssen, wie z. B. Kameras, Drohnen, Fahrräder, Kajaks, Projektoren und Lautsprecher. Weisen Sie jedem Artikel eine eindeutige ID-Nummer zu und erfassen Sie ihn in Ihrem Mietbestandsverwaltungssystem.

Was bei einzelnen Artikeln zu verfolgen ist: Verfolgen Sie die eindeutige Kennung (Seriennummer oder Ihr eigenes Nummerierungssystem), Kaufdatum und -kosten, aktuellen Wiederbeschaffungswert, Mietverlauf (wer, wann, Zustand vorher/nachher), aktuellen Status (verfügbar, gemietet oder zurückgegeben) und Fotos (aktualisiert, wenn sich der Zustand ändert).

Massenverfolgung: Bei geringwertigen Artikeln, für die kein Wartungsverlauf erforderlich ist, wie Kabel, Geschirr, Wäsche und einfache Werkzeuge, ist die Massenverfolgung effizienter. Verfolgen Sie die Gesamtmenge, nicht einzelne Artikel.

Was bei Massenartikeln zu verfolgen ist: Führen Sie Aufzeichnungen über die Gesamtmenge Ihres Besitzes, die für den Betrieb erforderliche Mindestmenge, den Nachbestellschwellenwert (wann mehr gekauft werden muss), die erwartete Verlustrate (um Ersatz einzuplanen), die Lagerorte und die Reinigungs-/Verarbeitungsanforderungen nach der Rückgabe.

Komponentenverfolgung: Für Artikel mit mehreren Teilen, wie Soundsysteme, Lichtanlagen und Kamera-Kits. Verfolgen Sie den Hauptartikel einzeln und seine Komponenten als Checkliste. Sie können sogar Pakete erstellen, bei denen der Hauptartikel verfolgt wird und das Zubehör lose ist.

Erstellen Sie zur Komponentenverfolgung ein „Kit-Blatt“ mit Fotos aller ordnungsgemäß angeordneten Teile. Verwenden Sie dies beim Check-out und Check-in, um sicherzustellen, dass nichts fehlt.

Digitale vs. physische Verfolgung: Kleine Unternehmen können ihren Mietbestand auch mit papierbasierten Systemen erfolgreich verfolgen, wenn sie die Aufzeichnungen sorgfältig und konsequent aktualisieren. Mittlere bis große Unternehmen benötigen fast immer digitale Systeme wie Booqable, um die Komplexität zu bewältigen und menschliche Fehler zu vermeiden.

Alles taggen

Eine der einfachsten Möglichkeiten, Mietgeräte effizient zu verfolgen, ist die korrekte Beschriftung. Klare, einheitliche Tags erleichtern die schnelle Identifizierung von Artikeln und verringern so das Risiko von Fehlplatzierungen oder Doppelbuchungen.

Schnellstart-Etikettiersystem:

1. Erstellen Sie langlebige Anhänger mit wetterfesten Etiketten oder Gravuren.
2. Fügen Sie hinzu: Artikelname, ID-Nummer, Ihre geschäftliche Telefonnummer.
3. Platzieren Sie die Anhänger immer an der gleichen Stelle auf ähnlichen Geräten
4. Fügen Sie QR-Codes hinzu, die auf Gerätespezifikationen oder Rückgabeanweisungen verweisen.

Den richtigen Etikettentyp auswählen:

Verwenden Sie für im Freien bzw. stark beanspruchte Geräte Metallprägungen oder -gravuren und UV-beständige Vinyletiketten mit Laminatüberzug. Diese kosten 0,50–2 US-Dollar pro Artikel, sind aber nahezu dauerhaft.

Erwägen Sie für elektronische und empfindliche Geräte manipulationssichere Anlagenanhänger, die beim Entfernen zerbrechen, oder Etiketten, die beim Abziehen ein „VOID“-Muster hinterlassen. Diese kosten normalerweise 0,30–1 US-Dollar pro Artikel.

Für Stoffartikel eignen sich eingenähte Etiketten (ähnlich wie Kleideretiketten) oder Thermotransferetiketten am besten. Sie kosten etwa 0,20–0,75 $ pro Artikel.

Informationen auf den Etiketten: Ihr Firmenname, eine eindeutige ID-Nummer, Telefonnummer, Rückgabeanweisungen (für kleinere Artikel) und Website oder QR-Code (für Artikel mit besonderen Handhabungsanforderungen).

Platzierung der Etiketten: Platzieren Sie die Etiketten an einheitlichen Stellen über ähnlichen Artikeln. Wählen Sie Stellen, die sichtbar sind, aber die Geräte nicht behindern. Bringen Sie für Artikel mit hohem Diebstahlrisiko sowohl sichtbare als auch versteckte Etiketten an.

Gehen Sie noch einen Schritt weiter mit intelligenten Etiketten: RFID-Tags (1–3 $ pro Stück) ermöglichen eine Inventur ohne Sichtverbindung. Ein Mitarbeiter kann mit einem RFID-Lesegerät durch Ihr Lager gehen und fehlende Artikel sofort finden oder die Anzahl überprüfen. Die anfängliche Investition in Lesegeräte (500–1.500 $) zahlt sich für Unternehmen mit über 300 Artikeln schnell aus.

Aufbau Ihres Geräteinventars

Um Mietgeräte effektiv zu verfolgen, ist ein gut strukturiertes und detailliertes Inventar von entscheidender Bedeutung. Dies hilft nicht nur bei der Echtzeit-Verfügbarkeit, sondern vereinfacht auch die Wartung und Finanzprognose.

Erstellen Sie eine vollständige Liste

Erstellen Sie einen einfachen Katalog mit all Ihren Mietartikeln. Dies sollte Folgendes beinhalten:

Erweiterte Inventarfelder, die es wert sind, verfolgt zu werden: Hersteller- und Modellnummer, Garantieinformationen und -ablauf, Kontaktinformationen des Lieferanten, Benutzerhandbücher (digitale Links), kompatibles Zubehör, typische Mietdauer, saisonale Nachfragemuster, Versicherungswert, Abschreibungsplan für Steuerzwecke und aktuelle Zustandsbewertung (Skala von 1 bis 5).

So erfassen Sie Daten zum vorhandenen Inventar: Beginnen Sie mit den 20 am häufigsten vermieteten Artikeln und dokumentieren Sie diese vollständig, einschließlich Fotos. Fügen Sie jede Woche 10 weitere Artikel hinzu, bis Sie vollständig sind. Nehmen Sie sich 2-3 Stunden pro Woche Zeit, die Sie ausschließlich der Inventardokumentation widmen. Beziehen Sie alle Mitarbeiter in die Identifizierung von Artikeln ein, die möglicherweise in Ihren Unterlagen fehlen.

Ordnungsgemäße Inventarfotos aufnehmen: Verwenden Sie einen einfarbigen Hintergrund und fotografieren Sie aus verschiedenen Winkeln. Zeigen Sie den Artikel im zusammengebauten und zerlegten Zustand (sofern zutreffend) und fügen Sie in mindestens einem Foto ein Lineal oder eine andere Größenreferenz ein.

Gruppieren und organisieren Sie Ihr Mietinventar

Bei der effektiven Verwaltung des Mietinventars geht es nicht nur um die Nachverfolgung, sondern auch um die Organisation. Ein gut strukturiertes Inventar reduziert den Zeitaufwand für die Suche nach Artikeln und minimiert Fehler beim Aus- und Einchecken.

Kategorisieren Sie Ihre Mietausrüstung

Ordnen Sie Ihr Inventar in logische Kategorien basierend auf:

• Nach Typ: Audiogeräte, Beleuchtung, Möbel, Dekoration.

• Nach Veranstaltungstyp: Hochzeit, Firmenveranstaltung, Festival, Produktion.

• Nach Standort: Lager A, LKW 2, externe Lagerung

Implementierung eines physischen Organisationssystems:

Zonensystem: Teilen Sie Ihren Lagerbereich in deutlich gekennzeichnete Zonen ein (A, B, C usw.). Weisen Sie die Zonen nach Artikeltyp oder Ausleihhäufigkeit zu. Platzieren Sie stark nachgefragte Artikel an leicht zugänglichen Bereichen und kennzeichnen Sie die Zonen mit großen, gut sichtbaren Schildern. Erstellen Sie für die Schulung neuer Mitarbeiter einen Plan Ihrer Zonen.

Farbcodierungssystem: Weisen Sie verschiedenen Kategorien Farben zu (blaue Etiketten für Audio, gelbe für Beleuchtung). Verwenden Sie farbige Regale, Behälter oder Klebeband, um Lagerbereiche zu kennzeichnen. Ordnen Sie die farbigen Etiketten an den Geräten den ihnen zugewiesenen Lagerbereichen zu und nehmen Sie Farbreferenzen in Ihre Inventardatenbank auf.

Standortcodierungssystem: Weisen Sie jedem Lagerort einen eindeutigen Code zu (z. B. bedeutet A03B Gang A, Regal 3, Regal B). Beschriften Sie jeden Standort mit seinem Code, nehmen Sie Standortcodes in Ihre Bestandsaufzeichnungen auf und aktualisieren Sie den Standort, wenn ein Artikel bewegt wird.

Optimierungstechniken für schnelleren Zugriff

• Lagern Sie häufig gemietete Artikel zusammen in der Nähe des Ladebereichs.

• Bewahren Sie Artikel, die üblicherweise zusammen gemietet werden, nahe beieinander auf.

• Positionieren Sie schwere Gegenstände auf Hüfthöhe, um Verletzungen zu vermeiden.

• Richten Sie spezielle Bereiche für eingehende Rückgaben und ausgehende Ausleihen ein.

• Verwenden Sie durchsichtige Behälter für kleine Artikel, damit der Inhalt sichtbar ist.

• Machen Sie Fotos von ordnungsgemäß organisierten Bereichen und zeigen Sie diese als visuelle Standards an.

Effizientere Geräteverfolgung mithilfe von Technologie

Dank moderner Technologie ist es einfacher denn je, Mietgeräte zu verfolgen und den Mietbestand effizient zu verwalten. Durch die Investition in die richtigen Tools können Sie Ihre Betriebsabläufe drastisch verbessern und Verluste minimieren.

Verwenden Sie Mietsoftware

Gute Software zur Mietbestandsverwaltung, z. B. Booqable, bietet wichtige Funktionen, die manuelle Systeme nicht bieten können. So lassen sich Mietgeräte leichter verfolgen und Verluste vermeiden.

Worauf Sie bei Vermietungssoftware achten sollten:

1. Bestandsaktualisierungen in Echtzeit, die zeigen, was gerade verfügbar ist.
2. Automatische Benachrichtigungen bei überfälligen Artikeln.
3. Warnungen bei Mietkonflikten, um Doppelbuchungen zu vermeiden.
4. Kundenhistorie, die zeigt, wer sich um Ihre Ausrüstung kümmert.
5. Online-Buchung und Zahlungsabwicklung zur Optimierung von Transaktionen.

Barcode-Scannen

Das Barcode-Scannen reduziert die Check-in-/Check-out-Zeit drastisch, eliminiert Fehler praktisch vollständig und ist direkt in Booqable integriert.

Einfache Barcode-Implementierung:

1. Beginnen Sie mit standardmäßigen UPC-Barcodes (20–30 $ für ein Basisset).
2. Drucken Sie wasserfeste Etiketten für jeden einzelnen Artikel.
3. Verwenden Sie Ihr Smartphone mit der Booqable-App als Scanner.
4. Kennzeichnen Sie Ihren Bestand und weisen Sie ihm Barcodes zu.

Erklärung der Barcode-Typen:

1D-Barcodes (herkömmlich) Diese werden weitgehend unterstützt und sind kostengünstig zu drucken. Sie können nur begrenzte Informationen speichern (normalerweise nur eine ID-Nummer). 1D-Barcodes eignen sich am besten für die grundlegende Bestandsverfolgung, wenn die Kosten eine Rolle spielen. Beispiele hierfür sind UPC, Code 39 und Code 128.

2D-Barcodes (QR-Codes, Data Matrix) Diese können mehr Informationen speichern und können auch gescannt werden, wenn sie teilweise beschädigt sind. Sie erfordern etwas anspruchsvollere Scanner (die meisten Smartphones funktionieren jedoch). 2D-Barcodes eignen sich am besten, um ausführliche Geräteinformationen direkt auf dem Etikett zu speichern. Beispiele hierfür sind QR-Codes, die in den letzten Jahren weltweit weite Verbreitung gefunden haben.

Profi-Tipp: Durch die Integration von Barcodes in eine Mietbestandsverwaltungssoftware erhalten Sie sofortige Statusaktualisierungen und optimieren den Check-in-/Check-out-Prozess Ihrer Geräte.

Starten Sie die Bestandsverfolgung Ihres Gerätebestands

Die Verfolgung von Mietgeräten und -beständen ist für ein erfolgreiches Vermietungsgeschäft unerlässlich, um Verfügbarkeit sicherzustellen, Verluste zu reduzieren und die Kundenzufriedenheit zu steigern. Mit den in diesem Leitfaden beschriebenen Methoden können Sie Ihr Bestandsmanagement verbessern, Verluste reduzieren und die Kundenzufriedenheit steigern.

Egal, ob Sie sich für einfache manuelle Methoden oder fortschrittliche Technologie entscheiden, entscheidend ist die Wahl einer Lösung, mit der Sie den Mietbestand genau und effizient verfolgen und die Ihren Geschäftsanforderungen entspricht. Überprüfen und aktualisieren Sie Ihre Prozesse regelmäßig, um sicherzustellen, dass sie auch mit dem Wachstum Ihres Unternehmens effektiv bleiben.

Profi-Tipp: Erwägen Sie die Implementierung einer voll funktionsfähigen Software zur Mietbestandsverwaltung wie Booqable, um Ihren Verfolgungsprozess zu optimieren, die Effizienz zu steigern und menschliche Fehler zu reduzieren.